מה לברר ולשאול לפני שנרשמים לקורסים, סדנאות ותוכניות הכשרה מקצועיות, כדי לדעת בוודאות שהגעת למקום הנכון? – רשימת שאלות שיוצרות תאום ציפיות מראש

על ציפיות ותאום ציפיות. מראש.

עולם ההתפתחות, המימוש וההצלחה שצבר תאוצה בעידן החדש מציע קבוצות התפתחות מגוונות
שעוסקות באין ספור תכנים ומטרות. כולן נועדו לגלות דרכים לגלות, להגשים, להצליח ולממש.
מדובר במיגוון גדול של קבוצות וסדנאות שההצלחה המקצועית (וגם העסקית) של כולן קמה ונופלת על תאום ציפיות:
כאלה שמתנהלות בארגונים ובמקומות עבודה
כאלה שמתארגנות בקהילה למטרות העצמה אישית וחברתית
בבתי הספר, מוסדות טיפול ורווחה
חוגי אמנות על שפותיה השונות
נבחרות ספורט וקבוצות להעלאת הכושר הפיזי
קבוצות לומדות – מעיון ודיון, דרך מיומנויות בינאישיות
קורסי הכשרה מקצועית, השתלמויות ותוכניות לימודי הסמכה
ואפילו לייף סטייל – מהכנת עוגות, שוקולד או יין, עד קבוצות שמבקשות להופיע כמו מקהלות, להקות מחול או תיאטרון חובבים
כולנו שם.

לקורס הדיגטלי שילמד אותך ליצור לעצמך סדנת מאסטר
שאנשים נרשמים אליה אחרי שברור לגמרי, גם לך וגם להם,
ש… יש למה לצפות!

למה תאום ציפיות?

כדי שבולם ימשכו לאותו הכיוון.
מדובר באפשרות שלנו לספק מידע.
לשרטט את’ גבולות הגזרה’ ולהצהיר על ‘כללי המשחק’ מראש.
במציאות הקבוצתית, שביעות הרצון מהסדנה, הקורס,
או תוכנית ההכשרה, קמה ונופלת על ציפיות מתואמות.

אלה מונעות את אותן אכזבות ומפחי הנפש.

תאום ציפיות נחשב לכלי הנחיה, ויחד עם זאת, בהירות ותאום ציפיות בתהליך השיווק בונה מראש מערכת ציפיות כשכולם ‘על אותו הקו’.
באופן מסויים הוא גם כלי מיון וסינון, כך שמהלך של תאום ציפיות בתוך הסדנה הופך להיות כמעט מיותר.
בסדנה עצמה תיזכורת קטנה ותמציתית מספיקה.

סביר להניח שגם לך יש ניסיון. עמדת יותר מפעם אחת בפני החלטה – להירשם או לא להירשם?
איזה שאלות שאלת?
את מי?
בדיעבד,
אילו שאלות, אם היית חושב לשאול, או היה לך את מי לשאול, היו משנות את ההחלטה שלך?
אילו שאלות היית שמח לקבל עליהן תשובות מראש, עוד לפני שחשבת לשאול אותן?

ו… מה החוויה מול הערפל בהעדר תשובות או קבלת תשובות מגומגמות או בלתי מחויבות ומחיבות?

עם יד על הלב,
כמה פעמים עצרת וחשבת מה מדאיג את האדם
המתעניין בסדנה שלך?
למה הוא מתלבט?
יקר לו? גם.
נח לו מבחינת המקום והזמן? גם.
הוא יפיק תועלת? גם.
שיטת העבודה מדברת אליו? גם.
הוא עומד להשקיע הרבה משאבים – האם זה ישתלם לו? גם.

מה באמת חשוב למשתתף בסדנה שלך לדעת?
מה באמת חשוב לך שהוא ידע?
מה באמת חשוב שהוא ידע?
(מעבר לתכני הלמידה)

זכות הציבור לדעת וחובתו לשאול.
ואם הוא לא ידע לשאול? לא ידע שהוא לא יודע?
עכשיו “זה בעיה שלו’? לא רק.
זה הופך להיות גם בעיה שלך, כמנחה וגם בעיה של שאר משתתפי הקבוצה.
עכשיו הוא מאוכזב.
ומשתתף מאוכזב יוצר בקבוצה מציאות מאכזבת.

במהלך השנים צברתי הרבה מאד מידע על היחסים בין מנחים למשתפים.
כמנחה, כבעלת עסק עצמאי, כמורה להנחיית קבוצות ויועצת של תוכניות הכשרה ושל בעלי עסקים
וגם כצרכנית קורסים, סדנאות ותוכניות הכשרה.
גם מבעלי מקצוע וגם מצרכנים הגיעו אלי שאלות כמו:
האם מותר למנחה לפעול ככה וככה?
האם זה לגיטימי, חוקי, אתי לעשות את זה ואת זה?
מה עלי לעשות במקרה כזה וכזה?

הבחנתי בכך שהתהיות חוזרות על עצמן וכולן סובבות סביב תאום ציפיות וציפיות לא מבוררות, אכזבות ומשברי אמון.
הסכמות והבנות שמתברר בדיעבד שלא היו מתואמות.
אותן שאלות שאילו רק היו נישאלות היו חוסכות הרבה מאד עגמת נפש.
אותן דאגות שאם היו מקבלות מענה היו מקרבות את הציפיות למציאות.
אותו ‘חוזה’ לא כתוב ואפילו לא מדובר, שמגדיר את המחוייבות והתפקיד של כל אחד מהצדדים. את תנאי ההתקשרות וגבולות האחריות.
ברגעים מסויימים, בשלבים מתקדמים יותר של ההתקשרות, העדרן של אלה יוצר מבוכה, אכזבה, תגובות רגשיות ופערים בפרשנות משני צידי המיתרס. הן בקרב בעלי המקצוע והן בקרב הצרכנים.

הבנתי שבהירות היא סוד הקסם.
הבנתי שעומדות באוויר שאלות שלא ידענו לשאול ותשובות שלא חשבנו לתת.
הבנתי שצרכנות נבונה מתחילה בזכות של לקוחות לברר,
ואולי בחובה שלהם לברר,
ובעניין שיש לנו להנחות אותם בדרך כדי לקבל החלטה מושכלת שמתאימה להם ביותר,
בהתאם לשיקולים, ההעדפות והצרכים שלהם.

ואנחנו, כמנחים, רצוי שננחה אותם גם בתהליך הבחירה.
זה יותר טוב להם ויותר טוב לנו. טוב לקארמה וטוב לדינמיקה בקבוצה.

אספתי מעל 40 שאלות כדי לעשות קצת סדר בעולם הסדנאות
כך שבמקום להגיד השוק פרוץ ולחפש אחריות חיצונית אכיפה או רגולציה,
לחפש תעודות שלא ממש ברור על מה הן מעידות,
כל אחד, בעלי מקצוע וצרכנים – לקחת החלטות מושכלות
צרכנות נבונה ואחראית.
.
יצרתי מדריך לצרכני קורסים, סדנאות ותוכניות הכשרה. במדריך מפורטות מרבית השאלות שמדאיגות את הלקוחות שלנו, במודע או שלא.
מרבית השאלות שכשיש לנו, כבעלי מקצוע, תשובות עליהן, יש בידינו גם לייעל את תהליכי השיווק וגם למנוע משבר ציפיות, אכזבות ומפחי נפש בסדנה עצמה.

הדרך המקצועיות לערוך תאום ציפיות מראש – הרשימה המפורטת של השאלות שרצוי לברר את התשובות עליהן לפני שמקבלים החלטה:

על המנחה
תעודה והכשרה – מהי ההכשרה ובאיזה מוסד?
מהי אתיקה מבחינתו ואיך היא באה לביטוי בהובלה שלו?
מה התפקיד שלו בעיניו? ושל משתתפי הקבוצה? ואם יעלה צורך בעזרה נוספת?
איפה נעצר המנדט שלו?
האם יש לו מודל מנצח ומהו?
איזה עוד בעלי מקצוע מובילים את הקבוצה חוץ ממנו? מה הידע שלהם? והמחויבות שלהם? והקשר בינו לבינם?
במקרה ונמנע ממנו מלהמשיך מכל סיבה שהיא, מה גורל הקבוצה?

על המשתתפים בקבוצה
כמה אנשים משתתפים?
מי חברי הקבוצה האחרים?
לפי מה נבחרו?
האם יש לכולם אותה מטרה?
איך מטופלים מקרים בהם אנשים ‘תוקעים’ את התקדמות הקבוצה?

על התוכנית, הדרך והתהליך
מהי התוכנית? מה לומדים? ומדוע נבחרו דווקא התכנים הללו?
מהן דרכי העבודה בקבוצה? באילו אמצעים נלמד ואיך הם משרתים את המטרה?
מהו הרציונל העומד מאחורי מבנה התוכנית?
האם התוכנית הזו כבר נוסתה? האם נחלה הצלחות?
אילו אסטרטגיות ו/או מיומנויות אני אלמד?
מהי המחויבות שלך לספק לנו ציוד וחומרי עזר נחוצים?
מה קורה אם הקבוצה מתפרקת?

על המפגשים
היכן מתרחשות הפגישות? איזה אופי יש למקום? האם יש חניה בסביבה? רכבת? תחבורה ציבורית?
מהי מסגרת הזמן בהן מתקיימות פגישות מחייבות או מפגשי תמיכה?
מה קורה אם משנים לוחות זמנים או מקום ונבצר ממני להמשיך להשתתף?
מה המחויבות שלי מעבר? מה עוד נידרש ממני להשקיע – זמן ו/או כסף? ללמוד דברים חדשים? לרכוש עזרים? מה זה דורש ממני? יש ש.ב.? כמה זמן לפנות לכך?
מה קורה במקרה של היעדרות שלי – מה תרומתו להשתלבות שלי? איך אני משלים חומר?
מה הצפי להמשך? האם יש ודאות בכך שניתן לספק את תהליכי ההמשך?

על התועלות והתוצאות
בסוף התהליך – מה אני אדע? איך אני ארגיש? מי אחראי על כך שאשיג תוצאות כמובטח?
מה האחריות שלי על ההתקדמות והשגת התוצאות ומה האחריות שלך?
ואם לא השגנו את המטרות?
האם ניתן לקבל ממך דוגמאות למישהו שלא הצליח להפיק תועלת או חש חוסר שביעות רצון ולאופן בו המצב טופל?
איזו תמיכה נוספת אקבל? האם יש מסגרת תומכת?
באילו מקרים אני יכול ליצור אתך קשר ובאיזה אופן? תוך כמה זמן ניתן לצפות למענה?
לאילו יחסים בינינו ניתן לצפות ממך תוך כדי ואחרי?
האם אני נשאר, באופן כל שהוא ביחסי תלות איתך?

על ניהול הקבוצה
מה המדיניות לגבי דיסקרטיות?
לאיזו חשיפה אני מחויב? לאיזה תכנים אישיים נכנס? לאיזה לא? איפה עובר הגבול מבחינתך?
מה קורה במקרה של משבר אמון בקבוצה? אתך? עם בעלי מקצוע אחרים או גורמים אחרים?
מהו היחס שלך לתלונות ולחוסר שביעות רצון? מהו היחס שלך לגבי קונפליקטים בקבוצה והתנגדויות?
מה יקרה אם אחוש שרע לי מבחינה רגשית, שאני לא מפיק תועלת? לא מתחבר חברתית?

על התשלום
כמה עולה? מה כלול במחיר?
האם הסדרי התשלום גמישים? באילו תנאים ניתן לקבל תנאי תשלום אחרים?
מהי מדיניות הביטולים – איך מודיעים? מי מפצה את מי? איך?
מה קורה במקרה שאני מחליט לפרוש?
אם אני נעדר – מה ההסדר כספי?

על ההסמכה
האם מקבלים תעודה? מה ערכה בשוק? אילו דלתות היא עשויה לפתוח בפני? אילו לא?
האם ניתן יהיה, בהמשך להשתלב כאיש מקצוע ולמצוא דרך להתפרנס במסגרת התוכנית?
לאחר תום התוכנית – מהי תוכנית ההטמעה? איזו תמיכה אקבל?

להורדת רשימת השאלות בקובץ PDF - לחץ כאן

לשימושך.
נ.ב.: לתועלת הציבור, מנחים וצרכנים כאחד,
אודה לך אם תפיץ אותו.
ואם גילית שאלה מהותית שלא ציינתי, שתורמת לתאום ציפיות בסדנה, יותר מאשמח לשבץ אותה ברשימה.
תודה מראש.

אם הפוסט הזה הואיל לכם במשהו,
אני יותר מאודה לכם על שיתוף שלו ברשתות החברתיות.
וכמובן, אשמח גם לשמוע מה דעתכם בנושא פה - למטה בתגובות.
להתראות בחדרי הסדנאות,
בת-חן

לפוסטים נוספים בקטגוריית 'סדנאות מקוריות'